Privatlivspolitik
til vikarer

Indholdsfortegnelse

  1. Dataansvarlig
  2. Behandling af personoplysninger
  3. Cookies
  4. Formål med indsamling af personoplysninger
  5. Vikarernes personoplysninger
    1. Ved tilknytning til JKS
    2. Ved udsendelse (ansættelse)
    3. Efter tilknytning
  6. Kunders personoplysninger
  7. Generelt
  8. Rettigheder
  9. Ændringer

Hvis du vælger at dele dine personoplysninger med os, vil vi behandle disse oplysninger i overensstemmelse med denne privatlivspolitik. 

JKS er af den overbevisning, at beskyttelsen af de personoplysninger vores kandidater, vikarer, øvrige medarbejdere, forretningsforbindelser og besøgende afgiver til os, er af afgørende betydning. Personoplysningerne håndteres og beskyttes derfor med allerstørste omhu i henhold til de relevante bestemmelser i databeskyttelseslovgivningen.
 
Vi ønsker gennemsigtighed i vores behandling af dine persondata. Det er derfor vigtigt for os, at du tager dig tid til at læse denne privatlivspolitik, som vil informere dig om vores håndtering af dine personoplysninger. Hos JKS modtager vi blandt andet oplysninger om ansøgere, vikarer, faste medarbejdere og samarbejdspartnere. Derfor har vi også forskellige privatlivspolitikker. Den privatlivspolitik du er i gang med at læse nu, gælder for ansøgere, nuværende og tidligere vikarer samt samarbejdspartnere (kunder og leverandører).
 
1. Dataansvar
JKS er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig og du finder vores kontaktoplysninger her:
 
JKS a/s
Rødkløvervej 2, Rindum
6950 Ringkøbing
Cvr.nr. 19 68 72 36 
Telefon: +45 70 15 07 50
e-mail: info@jks.dk
Du kan sende sikker mail via www.jks.dk/kontakt
 
2. Behandling af oplysninger
Du er altid velkommen til at kontakte vores persondataansvarlige på privacy@jks.dk hvis du har spørgsmål om vores behandling af dine oplysninger. 
 
3. Cookies 
Når du besøger vores hjemmeside, modtager du automatisk en eller flere cookies. Nogle cookies er nødvendige, idet de hjælper med at gøre hjemmesiden brugbar, og disse cookies vil du altid modtage. De øvrige cookies kan du fravælge. En cookie er en lille tekstfil, der lagres i din browser og genkendes af hjemmesiden ved tilbagevendende besøg, og som gør det muligt at sende individualiseret information til din browser.
 
Cookies kan ikke indeholde virus. Cookies har forskellig levetid alt efter hvilken funktion, de har. Det – og andre informationer om hvilke cookies vi bruger og hvordan du kan fravælge dem – kan du se i vores cookieinformation, som du finder ved at klikke på dette ikon nederst i venstre hjørne: 
 
 
4. Formål med indsamling af personoplysninger
JKS indsamler kun nødvendige personoplysninger til bestemte formål, som du kan læse mere om herunder, og vi sletter disse oplysninger igen, når der ikke længere er et legitimt formål med at behandle dem. Det kan du også læse mere om.
 
5. Oprettelse af CV
 
5. a. Oprettelse af CV
 
5. a. 1. Formål
Vi indsamler og behandler dine oplysninger for at kunne udføre vores opgaver, herunder jobplacering, vikartjenester, rekruttering og udvælgelse. Mere specifikt behandler vi dine personoplysninger for at kunne: 
1. Sende dig tilbud og/eller oplysninger om vores tjenester og andre aktiviteter, samt i højere grad at kunne koordinere disse med dine krav og kvalifikationer. Disse opgaver udføres af vores medarbejdere.
2. Vurdere din egnethed eller rådighed i forbindelse med jobplacering i faste eller midlertidige stillinger eller opgaver, hvor testresultater, undersøgelse af referencer m.m. evt. også benyttes.
3. Behandle data for vores kunder i forhold til screening inden ansættelsen
 
5. a. 2. Hvilke personoplysninger indsamler vi om dig?
Vi behandler de oplysninger, du selv angiver via hjemmesiden og de oplysninger, du fremsender i CV og eventuelt andre dokumenter. Det drejer sig primært om følgende oplysninger:
  • Navn og adresseoplysninger
  • E-mailadresse og andre kontaktoplysninger
  • Jobstatus
  • Curriculum vitae (CV) - oplysninger om uddannelse, praktik, arbejdserfaring, sprogkundskaber
  • Oplysninger om kurser og uddannelse 
  • Kørekort og -type
  • Eventuelle referencer
Som oftest stammer alle oplysninger fra dig selv. Hvis du har opgivet referencer, kan vi vælge at ringe til disse referencer. De oplysninger, vi indhenter fra referencerne, omhandler din jobfunktion og der er alene tale om almindelige personoplysninger.

5. a. 3. Download af app
I vikariater hos nogle kunder er det nødvendigt, at du downloader app’en ”JKS Time” for at registrere de præsterede timer. De personoplysninger, du i den sammenhæng oplyser om for brugen af app’en, vil bliver behandlet i det omfang, det er relevant og nødvendigt, som alle øvrige personoplysninger.

5. a. 4. Videregivelse af dine oplysninger
Når vi skal matche dine ønsker og kompetencer med ledige jobs, vil dine oplysninger blive videregivet til den virksomhed, der har et relevant job. Den pågældende virksomhed behandler således dine personoplysninger i forbindelse med stillingen. Hvis du søger jobs indenfor hotel, restauration og kantine, kan vi vælge at videregive dine oplysninger til Assistance HR Partners A/S, som ejes 100 % af JKS. Det gør vi for at øge dine jobmuligheder, idet Assistance HR Partners A/S har specialiseret sig i denne branche. 
 
5. a. 5. Retsgrundlag
Retsgrundlaget for behandling og videresendelse af dine personoplysninger er databeskyttelsesforordningen artikel 6, 1, f) – også kaldet interesseafvejningsreglen. Den legitime interesse vi forfølger, er ønsket om at matche de rette vikarer til de rette jobs. Retsgrundlaget for indhentelse af referencer er ligeledes artikel 6, 1, f) og den interesse vi forfølger, er at få bekræftet de informationer, vi har fået i rekrutteringsprocessen.
 
5. a. 6.Opbevaringsperiode
Dine personoplysninger gemmes så længe det er relevant. Det betyder, så længe der er mulighed for relevante jobs. Du kan til enhver tid bede om at få dine personoplysninger slettet og i mange tilfælde vil du selv kunne gøre det. 
 
5. b. Når du tilknyttes som vikar
Du vil få tilsendt en tilknytningsaftale, som skal underskrives, 
når vi har et ledigt vikariat, som matcher dig og dine ønsker, eller
hvis vi vurderer, at du relativt hurtigt vil kunne tilbydes et vikariat
 
Denne aftale udgør en del af den samlede ansættelsesaftale, du skal have, når du får job som vikar. Den resterende del af ansættelsesaftalen – jobordren – sender vi til dig, når du får tilbudt et konkret vikariat.
 
5. b. 1 Formål
Formålet med at indsamle yderligere oplysninger, er at kunne administrere dit ansættelsesforhold, herunder udbetale løn, når du er i job, samt løbende at kunne tilbyde dig vikariater.
 
5. b. 2. Hvilke personoplysninger indsamler vi om dig?
Ud over de oplysninger, vi fik af dig, da du uploadede dit CV m.v., indsamler og behandler vi yderligere oplysninger i det omfang det er relevant og nødvendigt. Det drejer sig primært om følgende:
  • Cpr.nr.
  • Bankoplysninger 
  • Skatteoplysninger
  • Oplysninger i forbindelse med det enkelte vikariat, herunder: ansættelsessted, start- og slutdato, mødetider, løn, overenskomst, pension
  • Eventuelle certifikater, autorisationer e.l.
  • Vacciner
  • Arbejdstilladelse, nationalitet
  • Sygefravær 
  • Ferie og anden frihed
  • Orlov, herunder graviditets, barsels, fædre/medmor-orlov
  • A-kasse (ved G-dage)
  • Fagforeningsmæssige tilhørsforhold (kun i de tilfælde, hvor det er nødvendigt for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares jfr. databeskyttelsesforordningens artikel 6, 1, f) og artikel 9, 2, f))
  • Arbejdsskader 
  • Ansættelsesretlige sanktioner, som påtale, advarsel, opsigelse eller bortvisning
En del af oplysningerne får vi fra dig selv. Med hensyn til oplysningerne i forbindelse med det enkelte vikariat, får vi disse oplysninger fra den virksomhed, du arbejder hos. Vi modtager ligeledes oplysninger fra offentlige myndigheder, bl.a. SKAT.
 
Hvis du bliver syg, mens du er i job, skal sygemelding ske telefonisk - det bliver du oplyst om i tilknytningsaftalen og jobordren. Vi optager samtalen, fordi vi ønsker at kunne dokumentere din sygemelding. Baggrunden er, at vi først kan udbetale sygedagpenge/sygeløn, når vi har modtaget en sygemelding. 
 
5. b. 3. Videregivelse af dine oplysninger
Vi videregiver enkelte oplysninger til de virksomheder, du arbejder hos. Det drejer sig om dit navn, JKS-lønnummer, stilling, bopæl (kun by), evt. sygefravær og andet akut fravær. I forbindelse med din ansættelse behandler kunden således disse oplysninger. Desuden videregiver vi lønoplysninger til SKAT og til pensionsselskab, hvis det er aktuelt. Vi kan desuden videregive relevante oplysninger til blandt andet:
  • ATP
  • Arbejdsskadestyrelsen
  • Feriekonto
  • Kommuner vedr. dagpengerefusion
  • DA-Barsel og/eller Barsel.dk
  • Arbejdsgivernes uddannelsesbidrag
  • Vores eksterne revision
  • Vores eksterne juridiske rådgiver, herunder DI
5. b. 4. Retsgrundlag
Retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger er databeskyttelsesforordningen artikel 6, 1, b) og artikel 6, 1, c) samt databeskyttelsesloven § 11, stk. 2, nr. 1). Retsgrundlaget for behandling af oplysninger om eventuelle arbejdsskader er databeskyttelsesforordningens artikel 6, 1, c) og 9, 2, b). Optagelse af telefonsamtaler sker efter databeskyttelseslovens artikel 6, 1, f), idet den legitime interesse, vi forfølger, er at kunne forsvare og gøre et eventuelt retskrav gældende.
 
5. b. 5. Opbevaringsperiode
Vi opbevarer dine oplysninger så længe du har en tilknytningsaftale med JKS. Dog bliver telefoniske sygemeldinger slettet efter et år. Skulle det ske, at du ikke har været i arbejde for JKS i en længere periode, kontakter vi dig for at høre, om du fortsat ønsker at være tilknyttet JKS. Hvis vi ikke hører fra dig eller hvis du ikke ønsker fortsat tilknytning til JKS, markere vi dine oplysninger som ”fratrådt”. Du kan se nedenfor hvor længe vi gemmer dine oplysninger.
 
5. c. Efter tilknytning 
Når din tilknytning til JKS ophører, opbevarer vi som dine oplysninger i 5 år. JKS opbevarer desuden oplysninger omfattet af bogføringsloven og skattelovgivningen i overensstemmelse med disse regler. Hvis der er en saglig grund til at opbevare oplysninger i længere tid, kan dette ske. Eksempelvis ved arbejdsskader.
 
5. c. 1. Formål 
Formålet med at opbevare dine oplysninger er bl.a. at kunne vurdere og handle på eventuelle efterfølgende retskrav og at opfylde relevant lovgivning.
 
5. c. 2. Retsgrundlag
Retsgrundlaget for opbevaring af dine personoplysninger er databeskyttelsesforordningen artikel 6, 1, c) og 6, 1, f). Den legitime interesse vi forfølger, er at et eventuelt retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Opbevaring af arbejdsskadesager sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, 1, c) og f) og artikel 9, 2, b) og f). 
 
6. Kunders personoplysninger
Vi behandler personoplysninger om dig, hvis du arbejder hos en af vores samarbejdspartnere og det er dig, der står for kontakten til JKS.
 
Formål
Vi behandler dine personoplysninger for at kunne
Give tilbud på og/eller levere oplysninger om vores tjenester og andre aktiviteter og
Anmode om og gennemgå tilbud og oplysninger om tjenester og produkter til JKS og
Opretholde en forretningsforbindelse
Indgå aftaler om og administrere ordre
 
Hvilke personoplysninger behandler vi?
Vi behandler primært navn, e-mailadresse, telefonnr., stilling og virksomhed.
 
Videregivelse
JKS kan videregive personoplysninger fra samarbejdspartnere, hvis dette er nødvendigt for at kunne opfylde formålet med jobplaceringen/opgaven. Disse oplysninger kan videregives til andre JKS-enheder, til ansøgere eller kandidater, samarbejdspartnere og underleverandører (f.eks. databehandlere), som leverer tjenester på vegne af JKS.
 
Opbevaringsperiode
Vi behandler dine oplysninger, så længe der er relevant – det vil sige så længe der er et samarbejdsforhold og i en periode herefter. 
 
Retsgrundlag
Retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger er databeskyttelsesforordningen artikel 6, 1, b) og 6, 1, f). Den legitime interesse vi forfølger, er at kunne indgå og opretholde dialog og kontakt med vores forretningsforbindelse og samarbejdspartnere.
 
7. Generelt
Vi har stor fokus på sikkerhed, når vi behandler personoplysninger, og vi har iværksat fysiske, administrative, organisatoriske og tekniske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod at blive tilintetgjort, gå tabt/ændret og mod uautoriseret offentliggørelse eller utilsigtet adgang. 
 
JKS har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine personoplysninger mod uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem. Vi har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler persondata. Vi kontrollerer deres faktiske adgang gennem logning og tilsyn på de systemer, hvor det er påkrævet.
 
For at undgå datatab tager JKS løbende back up af vores datasæt. 
 
I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil JKS underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.
 
Vores sikkerhedsprocedurer bliver løbende revideret på baggrund af den nyeste teknologiske udvikling.
 
Udover interne JKS-systemer benytter vi os af eksterne leverandører af IT-services. Vi har databehandleraftaler med alle relevante eksterne leverandører.
 
8. Rettigheder
Når vi behandler dine personoplysninger, har du en række rettigheder:
 
Ret til indsigt i dine personoplysninger
Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig.
 
Ret til berigtigelse
Du har ret til at for urigtige personoplysninger om dig rettet.
 
Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet dine personoplysninger.
 
Ret til begrænsning af behandling
I særlige tilfælde har du ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset til opbevaring.
 
Ret til at trække samtykke tilbage
Hvis du har givet samtykke til behandling af en eller flere personoplysninger om dig, kan du på ethvert tidspunkt trække dit samtykke tilbage efter de persondataretlige regler. Medmindre virksomheden har et andet lovligt behandlingsgrundlag, kan vi ikke længere behandle de pågældende oplysninger.
 
Ret til indsigelse
I særlige tilfælde har du ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. 
 
Ret til at få transmitteret personoplysninger (dataportabilitet)
I særlige tilfælde har du ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring. 
 
Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder eller har spørgsmål til vores persondatapolitik, kan du altid kontakte os på privacy@jks.dk. Du kan også læse mere om dine rettigheder og persondatapolitik i Datatilsynets vejledning på www.datatilsynet.dk.
 
For dig, der selv har oprettet dig som jobsøgende via hjemmesiden
Hvis du selv har oprettet dig som jobsøgende via vores hjemmeside, kan du få adgang til de personoplysninger, der er registreret om dig. Du kan til enhver tid selv ændre en række oplysninger, f.eks. ved at ændre i dit CV eller dine kontooplysninger.
 
Hvis du ønsker at få adgang til alle dine behandlede personoplysninger og/eller til at ændre eller slette dine oplysninger, som du ikke selv kan ændre, skal du henvende dig til din kontaktperson hos JKS.
 
Kontakt, spørgsmål, kommentarer, klager eller (mistanke om) datalækager
Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller klager i forhold til JKS’s beskyttelse af dine personoplysninger, bedes du kontakte os skriftligt eller via e-mail på privacy@jks.dk eller JKS, Rødkløvervej 2 6950 Ringkøbing. 
 
Klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på, men vi vil gerne opfordre dig til at kontakte os først, så vi kan finde en løsning.
Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger og klagevejledning på www.datatilsynet.dk
 
9. Ændringer
Af forskellige årsager kan JKS til enhver tid vælge at foretage ændringer af eller tilføjelser til denne privatlivspolitik. Den nyeste privatlivspolitik kan til enhver tid læses på JKS´ websted. Denne version er udarbejdet februar 2021.