Privatlivspolitik

1. Dataansvarlig

JKS er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig, og du finder vores kontaktoplysninger her:

JKS a/s

Rødkløvervej 2, Rindum

6950 Ringkøbing

Cvr.nr. 19 68 72 36

Telefon: +45 70 15 07 50

e-mail: info@jks.dk

Du kan sende sikker mail via www.jks.dk/kontakt

2. Behandling af personoplysninger

Du er altid velkommen til at kontakte vores persondataansvarlige på privacy@jks.dk, hvis du har spørgsmål om vores behandling af dine oplysninger.

3. Cookies

Når du besøger vores hjemmeside, modtager du automatisk en eller flere cookies. Nogle cookies er nødvendige, idet de hjælper med at gøre hjemmesiden brugbar, og disse cookies vil du altid modtage. De øvrige cookies kan du fravælge. En cookie er en lille tekstfil, der lagres i din browser og genkendes af hjemmesiden ved tilbagevendende besøg, og som gør det muligt at sende individualiseret information til din browser.

Cookies kan ikke indeholde virus. Cookies har forskellig levetid alt efter hvilken funktion, de har. Det – og andre informationer om hvilke cookies vi bruger og hvordan du kan fravælge dem – kan du se i vores cookieinformation, som du finder ved at klikke på dette ikon nederst i venstre hjørne:

4. Formål med indsamling af personoplysninger

JKS indsamler kun nødvendige personoplysninger til bestemte formål, som du kan læse mere om herunder, og vi sletter disse oplysninger igen, når der ikke længere er et legitimt formål med at behandle dem. Det kan du også læse mere om.

5. Vikarernes personoplysninger

5. a. Når du opretter et CV eller søger et opslået job

Formål

Vi indsamler og behandler dine oplysninger for at kunne udføre vores opgaver, herunder jobplacering, vikartjenester, rekruttering og udvælgelse. Mere specifikt behandler vi dine personoplysninger for at kunne:

1. Sende dig tilbud og/eller oplysninger om vores tjenester og andre aktiviteter, samt i højere grad at kunne koordinere disse med dine krav og kvalifikationer. Disse opgaver udføres af vores faste medarbejdere.

2. Vurdere din egnethed eller rådighed i forbindelse med jobplacering i faste eller midlertidige stillinger eller opgaver, hvor testresultater, undersøgelse af referencer m.m. evt. også benyttes.

3. Behandle data for vores kunder i forhold til screening inden ansættelsen

Hvilke personoplysninger indsamler vi om dig?

Vi behandler de oplysninger, du selv angiver via hjemmesiden og de oplysninger, du fremsender i CV og eventuelt andre dokumenter. Det drejer sig primært om følgende oplysninger:

Navn og adresseoplysninger
E-mailadresse og andre kontaktoplysninger
Jobstatus
Curriculum vitae (CV) - oplysninger om uddannelse, praktik, arbejdserfaring, sprogkundskaber
Oplysninger om kurser og uddannelse
Kørekort og -type
Eventuelle referencer

Som oftest stammer alle oplysninger fra dig selv. Hvis du har opgivet referencer, kan vi vælge at ringe til disse referencer. De oplysninger, vi indhenter fra referencerne, omhandler din jobfunktion og der er alene tale om almindelige personoplysninger.

Videregivelse af dine oplysninger

Når vi skal matche dine ønsker og kompetencer med ledige jobs, vil dine oplysninger i nødvendigt omfang blive videregivet til den virksomhed, der har et relevant job. Den pågældende virksomhed behandler således dine personoplysninger i forbindelse med stillingen. Hvis du søger jobs indenfor hotel, restauration og kantine, kan vi vælge at videregive dine oplysninger til Assistance HR Partners A/S, som ejes 100 % af JKS. Det gør vi for at øge dine jobmuligheder, idet Assistance HR Partners A/S har specialiseret sig i denne branche.

Retsgrundlag

Retsgrundlaget for behandling og videresendelse af dine personoplysninger er databeskyttelsesforordningen artikel 6, 1, f) – også kaldet interesseafvejningsreglen. Den legitime interesse vi forfølger, er ønsket om at matche de rette vikarer til de rette jobs. Retsgrundlaget for indhentelse af referencer er ligeledes artikel 6, 1, f) og den interesse vi forfølger, er at få bekræftet de informationer, vi har fået i rekrutteringsprocessen.

Opbevaringsperiode

Dine personoplysninger gemmes så længe det er relevant, dog maksimalt 3 år siden sidste aktivitet. Du kan til enhver tid bede om at få dine personoplysninger slettet.

5. b. Ved udsendelse/ansættelse

Du vil få tilsendt en tilknytningsaftale, som skal underskrives, når vi har et ledigt vikariat, som matcher dig og dine ønsker, eller hvis vi vurderer, at du relativt hurtigt vil kunne tilbydes et vikariat.

Denne aftale udgør en del af den samlede ansættelsesaftale, du skal have, når du får job som vikar. Den resterende del af ansættelsesaftalen – jobordren – sender vi til dig, når du får tilbudt et konkret vikariat. Disse udgør tilsammen dit ansættelsesbevis.

Formål

Formålet med at indsamle yderligere oplysninger, er at kunne administrere dit ansættelsesforhold, herunder udbetale løn, når du er i job, samt løbende at kunne tilbyde dig vikariater.

Hvilke personoplysninger indsamler vi om dig?

Ud over de oplysninger, vi fik af dig, da du uploadede dit CV m.v., indsamler og behandler vi yderligere oplysninger i det omfang det er relevant og nødvendigt. Det drejer sig primært om følgende:

CPR-nummer.
Bankoplysninger
Skatteoplysninger
Oplysninger i forbindelse med det enkelte vikariat, herunder: ansættelsessted, start- og slutdato, mødetider, løn, overenskomst, pension
Eventuelle certifikater, autorisationer e.l.
Vacciner
Arbejdstilladelse, nationalitet
Sygefravær
Ferie og anden frihed
Orlov, herunder graviditets, barsels, fædre/medmor-orlov
A-kasse (ved G-dage)
Fagforeningsmæssige tilhørsforhold (kun i de tilfælde, hvor det er nødvendigt for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares jfr. databeskyttelsesforordningens artikel 6, 1, f) og artikel 9, 2, f))
Arbejdsskader
Ansættelsesretlige sanktioner, som påtale, advarsel, opsigelse eller bortvisning

En del af oplysningerne får vi fra dig selv. Med hensyn til oplysningerne i forbindelse med det enkelte vikariat, får vi disse oplysninger fra den virksomhed, du arbejder hos. Vi modtager ligeledes oplysninger fra offentlige myndigheder, bl.a. SKAT.

Hvis du bliver syg, mens du er i job, skal sygemelding ske telefonisk - det bliver du oplyst om ved samtale, i tilknytningsaftalen og jobordren. Vi optager samtalen, fordi vi ønsker at kunne dokumentere din sygemelding. Optagelsen slettes efter 24 måneder. Baggrunden er, at vi først kan udbetale sygedagpenge/sygeløn, når vi har modtaget en sygemelding.

Download af app
I nogle vikariater er det nødvendigt, at du downloader app’en ”JKS Time” for at registrere de præsterede timer. De personoplysninger, du i den sammenhæng oplyser om for brugen af app’en, vil bliver behandlet i det omfang, det er relevant og nødvendigt, som alle øvrige personoplysninger.

Videregivelse af dine oplysninger

Vi videregiver enkelte oplysninger til de virksomheder, du arbejder hos, når der fremsendes ordrebekræftelse til kunden. Det drejer sig om dit navn, JKS-lønnummer, stilling, bopæl (kun by), evt. sygefravær og andet akut fravær. I særlige situationer, hvor det er nødvendigt for at kunne påbegynde dit arbejde hos kunden, videregiver vi dit CPR-nummer. Kunden bliver gjort opmærksom på, at ved videregivelse af personoplysninger skal data behandles efter loven og slettes, når disse ikke længere opfylder formålet for behandling.

Vi videregiver ligeledes lønoplysninger til SKAT og til pensionsselskab, hvis det er aktuelt. Vi kan desuden videregive relevante oplysninger til blandt andet:

ATP
Arbejdsskadestyrelsen
Feriekonto
Kommuner vedr. dagpengerefusion
DA-Barsel og/eller Barsel.dk
Arbejdsgivernes uddannelsesbidrag
Vores eksterne revision
Vores eksterne juridiske rådgiver, herunder DI

Retsgrundlag

Retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger er databeskyttelsesforordningen artikel 6, 1, b) og artikel 6, 1, c) samt databeskyttelsesloven § 11, stk. 2, nr. 1) og nr. 3) Retsgrundlaget for behandling af oplysninger om eventuelle arbejdsskader er databeskyttelsesforordningens artikel 6, 1, c) og 9, 2, b). Optagelse af telefonsamtaler sker efter databeskyttelseslovens artikel 6, 1, f), idet den legitime interesse, vi forfølger, er at kunne forsvare og gøre et eventuelt retskrav gældende.

5.c. Efter udsendelse/ansættelse

JKS opbevarer oplysninger omfattet af bogføringsloven og skattelovgivningen i overensstemmelse med disse regler. Hvis der er en saglig grund til at opbevare oplysninger i længere tid, kan dette ske. Eksempelvis ved arbejdsskader.

Formål

Formålet med at opbevare dine oplysninger er bl.a. at kunne vurdere og handle på eventuelle efterfølgende retskrav og at opfylde relevant lovgivning.

Retsgrundlag

Retsgrundlaget for opbevaring af dine personoplysninger er databeskyttelsesforordningen artikel 6, 1, c) og 6, 1, f). Den legitime interesse vi forfølger, er at et eventuelt retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Opbevaring af arbejdsskadesager sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, 1, c) og f) og artikel 9, 2, b) og f).

Opbevaringsperiode

Efter din sidste udsendelse/ansættelse opbevarer vi dine oplysninger i 5 år, medmindre der er tilgået en aktivitet eller det er nødvendigt at oplysninger gemmes i længere tid. Dette kan være tilfældet ved f.eks. arbejdsskader eller ved forsvarelse af retskrav.

6. Personoplysninger på kunders ansatte

Vi behandler personoplysninger om dig, hvis du er ansat hos en af vores kunder, og står for kontakten til JKS.

Formål

Vi behandler dine personoplysninger for at kunne:

• Give tilbud på og/eller levere oplysninger om vores tjenester og andre aktiviteter

• Anmode om og gennemgå tilbud og oplysninger om tjenester og produkter til JKS

• Opretholde en forretningsforbindelse

• Indgå aftaler om og administrere ordre

Hvilke personoplysninger behandler vi?

Vi behandler primært navn, e-mailadresse, telefonnr., stilling og virksomhed.

Videregivelse af dine oplysninger

JKS kan videregive personoplysninger fra kunders ansatte, hvis dette er nødvendigt for at kunne opfylde formålet med jobplaceringen/opgaven. Disse oplysninger kan videregives til andre JKS-enheder, til ansøgere eller kandidater, samarbejdspartnere og underleverandører (f.eks. databehandlere), som leverer tjenester på vegne af JKS.

Opbevaringsperiode

Vi behandler dine oplysninger, så længe det er relevant – det vil sige så længe der er et samarbejdsforhold og i en periode herefter.

Retsgrundlag

Retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger er databeskyttelsesforordningen artikel 6, 1, b) og 6, 1, f). Den legitime interesse vi forfølger, er at kunne indgå og opretholde dialog og kontakt med vores forretningsforbindelse og samarbejdspartnere.

7. Generelt

Vi har stor fokus på sikkerhed, når vi behandler personoplysninger, og vi har iværksat fysiske, administrative, organisatoriske og tekniske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod at blive tilintetgjort, gå tabt/ændret og mod uautoriseret offentliggørelse eller utilsigtet adgang.

JKS har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine personoplysninger mod uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem. Vi har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler persondata. Vi kontrollerer deres faktiske adgang gennem logning og tilsyn på de systemer, hvor det er påkrævet.

For at undgå datatab tager JKS løbende back up af vores datasæt.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil JKS underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.

Vores sikkerhedsprocedurer bliver løbende revideret på baggrund af den nyeste teknologiske udvikling.

Udover interne JKS-systemer benytter vi os af eksterne leverandører af IT-services. Vi har databehandleraftaler med alle relevante eksterne leverandører.

8. Rettigheder

Når vi behandler dine personoplysninger, har du en række rettigheder:

Ret til indsigt i dine personoplysninger

Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig.

Ret til berigtigelse

Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig rettet.

Ret til sletning

I visse tilfælde har du ret til at få slettet dine personoplysninger.

Ret til begrænsning af behandling

I særlige tilfælde har du ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset til opbevaring.

Ret til at trække samtykke tilbage

Hvis du har givet samtykke til behandling af en eller flere personoplysninger om dig, kan du på ethvert tidspunkt trække dit samtykke tilbage efter de persondataretlige regler. Medmindre virksomheden har et andet lovligt behandlingsgrundlag, kan vi ikke længere behandle de pågældende oplysninger.

Ret til indsigelse

I særlige tilfælde har du ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger.

Ret til at få transmitteret personoplysninger (dataportabilitet)

I særlige tilfælde har du ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder eller har spørgsmål til vores persondatapolitik, kan du altid kontakte os på privacy@jks.dk. Du kan også læse mere om dine rettigheder og persondatapolitik i Datatilsynets vejledning på www.datatilsynet.dk.

Kontakt, spørgsmål, kommentarer, klager eller mistanke om datalækager

Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller klager i forhold til JKS’s beskyttelse af dine personoplysninger, bedes du kontakte os skriftligt eller via e-mail på privacy@jks.dk eller JKS, Rødkløvervej 2, 6950 Ringkøbing.

Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på, men vi vil gerne opfordre dig til at kontakte os først, så vi kan finde en løsning.

Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger og klagevejledning på www.datatilsynet.dk.

9. Ændringer

Af forskellige årsager kan JKS til enhver tid vælge at foretage ændringer af eller tilføjelser til denne privatlivspolitik i henhold til ændringer i lovgivningen, introduktion af nye tekniske løsninger, nye servicekoncepter eller tilsvarende i JKS.

Den nyeste privatlivspolitik kan til enhver tid læses på www.jks.dk - denne version revideret i januar 2023.

For vikarer

For virksomheder

Tech&Metal

Om JKS

Kontakt

Privatlivspolitik